Documentation détaillée de l’application PLAGE

L’application PLAGE (PLateforme de GEstion pour l’accès des services en ligne) permet la gestion des droits des utilisateurs sur l’ensemble des applications gérées par l'ATIH et certaines applications utilisant le référentiel des utilisateurs ATIH.

Comment sont structurés les comptes utilisateurs ?

Avant

Historiquement, un utilisateur disposait d’un compte utilisateur auquel étaient associés des informations personnelles et un profil (ensemble d’habilitations). Chaque compte étant spécifique à une seule entité (établissement de santé, ARS, institutions nationales, …), un utilisateur souhaitant avoir des habilitations dans plusieurs entités devait disposer de plusieurs comptes, un par entité de rattachement. Par exemple un médecin DIM s’occupant d’une quinzaine de centres de dialyse devait avoir quinze comptes différents à raison d’un par centre.

Cette logique peut être matérialisée dans le schéma suivant :

Aujourd’hui

Dans la nouvelle version de PLAGE, un utilisateur dispose désormais d’un compte utilisateur unique, auquel sont associés des informations personnelles générales et un ou plusieurs profils, chaque profil étant rattaché à une entité. Ainsi, dans l’exemple précédemment cité, le médecin DIM disposera d’un seul compte avec 15 profils, chaque profil étant rattaché à un centre de dialyse spécifique.

Un compte utilisateur est défini par les données suivantes :

· Un nom ;

· Un prénom ;

· Une adresse email ;

· …

· Un identifiant ;

· Un mot de passe.

A un compte sont associés un ou plusieurs profils, chacun définis par :

· Une entité de rattachement ;

· Des habilitations (Domaine, Statuts, Champs, Rôles) ;

· Des informations personnelles : par défaut elles sont héritées du compte utilisateur, mais certaines de ces informations peuvent néanmoins être personnalisées telles que l’adresse email, le numéro de téléphone et l’adresse postale. Cela offre la possibilité à un utilisateur de renseigner des informations pertinentes en fonction de ses différentes entités de rattachement.

Cette nouvelle logique permet à un utilisateur de disposer d’un identifiant et d’un mot de passe de connexion uniques pour accéder aux différentes applications qui sont dans son périmètre d’habilitation.

En ce sens, si l’utilisateur dispose de plusieurs profils, lors de sa connexion à PLAGE lui sera proposée une sélection du profil avec lequel il souhaite se connecter et il sera alors redirigé vers l’application concernée avec les habilitations associées au profil sélectionné.

Cette nouvelle logique peut être matérialisée dans le schéma suivant :

Quel est le processus de création des comptes utilisateurs ?

Avant

Historiquement, les demandes de création de comptes utilisateurs étaient transmises par email ou par téléphone par les utilisateurs, et elles étaient traitées par les administrateurs qui effectuaient cette manipulation de A à Z au sein de l’application PLAGE.

Aujourd’hui

Dans la nouvelle version de PLAGE, les demandes de création de compte, d’ouverture de nouveaux profils et d’attribution d’habilitations supplémentaires sont effectuées directement par les utilisateurs via la saisie d’un formulaire au sein de l’application. Les administrateurs sont alors notifiés et ont la charge de réceptionner et de valider ces demandes au sein d’une interface dédiée dans PLAGE.

Comment sont découpées les entités ?

Qu’est-ce qu’on entend par entité ?

Avant

Avant, une entité était de type :

· National : ATIH, HAS, … ;

· Régional : les ARS ;

· Niveau établissement : les établissements de santé ou socio-sanitaires.

Aujourd’hui

Il existe toujours 3 niveaux d’autorité (national, régional et établissement), mais les entités ont quelque peu évolué :

· Niveau national : Organisation (inchangé : ATIH, HAS, …)

· Niveau régional : Structure administrative qui englobe les régions, les départements ou toute autre forme de découpage du territoire de santé.

· Niveau établissement :

o Etablissement juridique ;

o Etablissement géographique ;

o Groupement d’établissements ou organisme gestionnaire (appelé tout simplement Groupement). Ce dernier type d’entité répond à un certain nombre de besoins de gestion et est subdivisé en 4 groupes :

§ EJET : Une grande Entité Juridique qui peut grouper/découper ses établissements (géographiques). Exemple : La Croix Rouge.

§ Multi-ES : Un ensemble quelconque d’établissements juridiques et/ou géographiques. Exemples : Les groupes privés, les GHT, les fédérations.

§ Multi-Groupement : Exemple des groupes privés ou mutualistes regroupant des groupements multi-ES.

§ Multi-Région : Regroupant des structures administratives. Exemple : Les Corevih.

Sur ce schéma, les flèches indiquent le rôle de gestionnaire d’une entité sur une autre. Par gestionnaire, on entend la fonction de nommer les administrateurs principaux des entités gérées.

Pour donner une idée plus claire :

· Voici le processus de création du profil APE d’un établissement géographique :

1. M. ou Mme X demande à être l’APE de cet ET via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

2. Si l’ET est rattaché à un EJ (établissement juridique), les administrateurs de celui-ci reçoivent la demandent et la traitent.

3. Si l’ET n’est pas rattaché à un EJ, la demande remonte à la structure administrative (SA) qui gère cet ET. Les administrateurs de cette SA reçoivent donc la demandent et la traitent en la validant ou pas.

· Voici le processus de création du profil APE d’un EJ :

1. M. ou Mme X demande à être l’APE de cet EJ via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

2. la demande remonte à la structure administrative (SA) qui gère cet ET. Les administrateurs de cette SA reçoivent donc la demandent et la traitent en la validant ou pas.

· Voici le processus de création du profil Administrateur de groupement :

1. M. ou Mme X demande à être l’administrateur de ce groupement via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

2. Les administrateurs de l’organisation nationale à laquelle le groupement est rattaché (en général l’ATIH) reçoivent la demande et la traitent en la validant ou pas.

· Voici le processus de création du profil Administrateur principal d’une structure administrative (SA) :

1. M. ou Mme X demande à être l’administrateur de cette SA via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

2. Les administrateurs de l’organisation nationale à laquelle la SA est rattachée (en général l’ATIH) reçoivent la demande et la traitent en la validant ou pas.

Se familiariser avec l’application

Comment accéder à l’application ?

Dans votre navigateur saisissez dans la barre d’adresse l’url de l’application : https://plage.atih.sante.fr

Conseils

Pour gagner du temps, pensez à ajouter aux favoris de votre navigateur la page d’accueil de l’application. Vous pouvez également définir sur votre bureau un raccourci directement vers cette page d’accueil.

Présentation du bandeau supérieur

Sur tous les écrans de l’application, le bandeau supérieur est composé des éléments suivants :

· Logo et nom de l’application

· Barre de navigation avec le menu des rubriques

· Identité de l’utilisateur connecté et le cas échéant liste de ses profils

· Bouton de déconnexion

Présentation de la barre de navigation

Les onglets présents dans la barre de navigation dépendent du profil de l’utilisateur connecté.

Ces onglets vous permettent d’accéder aux grandes rubriques de l’application :

Comment utiliser le fil d’Ariane ?

Un fil d’Ariane est présent sur toutes les pages du site et affiche la chronologie des rubriques de niveau 1, de niveau 2 et de niveau 3.

A partir du moment où l’on atteint a minima une profondeur de deux niveaux, le fil d’Ariane est cliquable et permet de remonter aux niveaux supérieurs.

Exemple :

Comment utiliser le centre d’aide ?

Sur l’ensemble des pages de l’application, une icône d’aide matérialisée sous la forme d’un point d’interrogation vous permet de déplier un volet latéral sur lequel vous trouverez des informations sur la page en cours de consultation. Ces informations peuvent vous aider à comprendre le contenu de la page et vous accompagner dans votre saisie.

etablissement_tiroir

Présentation du pied de page

Sur tous les écrans de l’application, le pied de page est composé des éléments suivants :

· Informations relatives à l’ATIH (Coordonnées et logo)

· N° de version de l’application

Inventaire des pictogrammes

Icône	Libellé	Description
	Ajouter	Cette icône vous permet d’ajouter ou de créer un nouvel élément dans l’application
	Voir	Cette icône vous permet d’ouvrir une fiche, que ce soit une fiche établissement, une fiche GOG ou toute autre page à laquelle vous souhaitez accéder en détails
	Modifier	Cette icône vous permet de modifier un élément au sein d’une page ou d’accéder à la page de modification détaillée
	Supprimer	Cette icône vous permet de supprimer un élément. Une pop-up de confirmation vous sera systématiquement présentée pour valider cette action
	Annuler	Cette icône vous permet d’annuler une action. Dans ce cas, vos modifications ne seront pas sauvegardées
	Valider	Cette icône vous permet de valider votre action et de sauvegarder vos modifications
	Calendrier	Cette icône vous permet d’afficher un calendrier afin de saisir facilement une date
	Réinitialiser	Cette icône vous permet de réinitialiser les critères d’une recherche. Elle a pour effet de vider les champs qui ont été renseignés

Trucs et astuces

Utiliser l’application

Je veux me connecter à l’application

Description des étapes

Sur la page d’authentification de l’application Plage, cliquez sur le lien « S’identifier » présent dans le bandeau supérieur :

La connexion à l’application Plage s’effectue via le portail Pasrel sur lequel vous êtes alors automatiquement redirigé :

Une fois votre identifiant et votre mot de passe saisis, deux cas possibles :

· Si vous ne disposez que d’un seul profil, alors vous êtes automatiquement redirigé vers la page d’accueil de l’application Plage :

· Si vous disposez de plusieurs profils, alors une étape intermédiaire vous permet de sélectionner le profil avec lequel vous souhaitez vous connecter. Une fois le profil sélectionné, vous êtes alors redirigé vers la page d’accueil de l’application concernée avec les habilitations associées au profil sélectionné :

Important : Il s’agit du choix de votre profil de connexion. Votre choix lors de la sélection de votre profil de connexion affecte toutes les applications auxquelles vous allez accéder par la suite. Celles-ci prendront en compte les habilitations correspondant au profil sélectionné. Si vous décidez de vous reconnecter avec un autre profil, il faut revenir vers cette page de sélection de profil et changer votre profil de connexion.

Nota : Certaines applications telles que Plage ou e-PMSI vous permettent de switcher "localement" votre profil via un menu déroulant en haut à droite. Mais cette modification ne change pas votre profil de connexion et n'est prise en compte que par l'application concernée. Par exemple, si vous sélectionnez votre profil A lors de la connexion (A devient votre profil de connexion) et puis dans Plage vous changez de profil et passez à votre profil B, l'application Plage vous verra en tant que B, tandis que votre profil de connexion reste A. Si vous allez sur e-PMSI, celui-ci vous reconnaitra avec votre profil de connexion, soit A. Maintenant si dans e-PMSI vous changez de profil en sélectionnant votre profil C, e-PMSI vous verra en tant que C, tandis que votre profil de connexion est toujours A. Maintenant si vous allez sur une autre application, par exemple Ancre, celui-ci vous verra en tant que A, car c'est votre profil de connexion.

Ce processus est schématisé dans la figure suivante :

Le profil de connexion est fixé par votre choix dans la page « Sélection profil » et est recherché par la suite par chacune des applications auxquelles vous accédez. Ce profil de connexion ne peut être modifié que par la page « Sélection profil » et les changements locaux de profil que permettent certaines applications n'auront aucun effet sur votre profil de connexion.

Je veux changer de profil au sein de l’application

Certains utilisateurs sont amenés à utiliser plusieurs profils au sein de Plage, afin de réaliser des tâches variées. Afin de faciliter la gestion simultanée de ces différents profils, l’application propose la possibilité de passer d’un profil à un autre, en un clic. En effet, dans le bandeau supérieur, au clic sur la zone qui affiche votre identité, une liste déroulante affiche tous les profils dont vous disposez. Au clic sur l’un de ces profils, vos droits et habilitations associées sont actualisés.

Je veux demander un compte utilisateur

Si vous ne disposez pas de compte Plage, il vous suffit de cliquer sur lien « Créer un compte » présent dans le bandeau supérieur de l’application :

Vous accédez alors à une interface qui va vous permettre de vérifier qu’aucun compte à votre nom n’est référencé à ce jour :

Si un compte correspond à votre identité, alors son identifiant sera automatiquement envoyé à l'adresse courriel associée. Néanmoins, si ce compte ne vous appartient pas (il s'agit d'un homonyme) ou si le courriel n’aboutit pas, vous aurez la possibilité de renseigner un formulaire de demande de création de compte.

De même, si aucun compte n’est identifié, alors vous serez redirigé vers un formulaire de demande de création de compte :

Les champs suivants doivent être obligatoirement renseignés pour envoyer votre demande de création de compte :

· Nom et Prénom : ces champs sont pré-renseignés à partir des informations que vous aviez saisies lors de l’étape de vérification de l’existence d’un compte à votre nom, et ne sont pas modifiables.

· Entité de rattachement : ce champ vous permet de renseigner l’entité à laquelle vous souhaitez que votre compte soit rattaché (établissement de santé, ARS, institution nationale, …). La saisie s’effectue en auto-complétion, cela signifie qu’il vous suffit de saisir a minima trois caractères pour qu’un aperçu de la liste des entités correspondantes vous soit proposé. Pour rappel : votre profil ne peut être rattaché qu’à une seule entité, en ce sens une seule entité peut être renseignée dans ce champ.

· Libellé : ce champ en saisie libre vous permet d’indiquer un libellé à votre profil. Ce libellé peut être composé de caractères alphabétiques et numériques. Veillez à utiliser un libellé suffisamment explicite pour que vous puissiez distinguer ce profil, le cas échéant, de vos autres profils.

· Applications : ce champ vous permet de sélectionner les applications auxquelles vous souhaitez accéder. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs applications :

· Courriel : ce champ vous permet d’indiquer votre adresse email. Un double contrôle est effectué sur l’adresse mail saisie :

o Un contrôle sur le format de l’email : effectué automatiquement par l’application

o Un contrôle sur votre saisie : vous devez ressaisir votre adresse mail dans un second champ afin de vérifier que vous n’avez pas fait d’erreur

/!\ Attention : un email sera envoyé sur cette adresse pour finaliser la création de votre compte.

· Mot de passe : ce champ vous permet de définir le mot de passe de votre compte :

o Le mot de passe doit comporter à minima six caractères

o Ce mot de passe sera utilisé pour tous les profils associés à votre compte

En complément des champs obligatoires, vous avez la possibilité de renseigner les informations facultatives suivantes dans le formulaire de demande de création de compte :

· Administrateur principal de l’entité : cette case vous permet d’indiquer que vous souhaitez être nommé administrateur principal de l’entité à laquelle vous demandez le rattachement de votre compte

· Téléphone

· Adresse

· Commentaire : vous pouvez décrire dans ce champ les habilitations que vous souhaitez obtenir

Nota : si vous créez par la suite plusieurs profils associés à ce compte, vous aurez la possibilité de renseigner des informations spécifiques à chacun de ces profils concernant :

· Votre courriel

· Votre téléphone

· Votre adresse

Je veux modifier mes informations personnelles et / ou demander un nouveau profil

Informations personnelles de mon compte utilisateur

Au sein de l’application Plage, vous avez la possibilité de consulter les informations relatives à votre compte utilisateur. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur votre identité dans le bandeau supérieur de l’application ou sur l’onglet « Mon compte » de la barre de navigation. Vous accédez alors à une page qui vous permet de consulter et, si vous le souhaitez, de modifier certaines de vos informations personnelles telles que :

· Votre nom

· Votre prénom

· Votre courriel : la modification de votre courriel requiert une validation de votre part. Dans ce cas, votre compte sera désactivé le temps que vous validiez cette information via un courriel de confirmation et vous devrez cliquer sur le lien fourni dans ce courriel pour réactiver votre compte.

· Votre numéro de téléphone

· Votre adresse

· Votre mot de passe

L’identifiant de votre compte n’est pas modifiable.

compte_infos

Informations personnelles de l’un de mes profils

Consulter la liste de mes profils

Au sein de l’application Plage, vous avez la possibilité de consulter la liste de vos profils associés à votre compte utilisateur ainsi que les informations relatives à l’un de ces profils. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur votre identité dans le bandeau supérieur de l’application ou sur l’onglet « Mon compte » de la barre de navigation, puis de cliquer sur l’onglet « Mes profils / habilitations ». Vous accédez alors à une page qui vous permet de consulter la liste de vos profils, ainsi que leur état :

· Actif : votre profil est opérationnel

· Désactivé : votre profil est inactif car votre adresse mail est en attente de confirmation de votre part

· En attente de validation : la demande de création de votre profil est en attente de validation par l’administrateur de l’entité à laquelle vous souhaitez être rattaché

· Refusé : la demande de création de votre profil a été rejetée par l’administrateur de l’entité à laquelle vous souhaitiez être rattaché

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Modifier les informations personnelles de l’un de mes profils

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier certaines des informations personnelles associées à chacun de vos profils au clic sur l’icône de modification d’un profil.

Les informations suivantes peuvent être modifiées directement dans l’application :

· Le libellé du profil

· Votre courriel : la modification de votre courriel requiert une validation de votre part. Dans ce cas, votre profil sera désactivé le temps que vous validiez cette information via un courriel de confirmation et vous devrez cliquer sur le lien fourni dans ce courriel pour réactiver votre profil.

· Votre numéro de téléphone

· Votre adresse

Pour chaque modification effectuée sur l’un de vos profils, un email de synthèse vous est envoyé avec la liste des modifications apportées.

Les informations suivantes ne sont pas modifiables sur un profil :

· L’entité de rattachement de votre profil

· Votre nom et votre prénom : ces informations peuvent être modifiées dans l’onglet « Mes informations personnelles » de votre compte.

Demander de nouvelles habilitations

Cette interface vous permet également de demander de nouvelles habilitations pour l’un de vos profils.

Cela s’effectue via la sélection des applications auxquelles vous souhaitez accéder et via la description des habilitations que vous souhaitez obtenir :

Une fois soumise, cette demande est transmise à l’administrateur de votre entité. Un email vous informera du traitement de votre demande et, le cas échéant, de l’attribution de nouvelles habilitations à votre profil.

Demander un nouveau profil

Cette interface vous permet également de demander un nouveau profil pour votre compte : cela s’effectue via la saisie d’un formulaire dédié à la création de nouveaux profils :

Les champs suivants doivent être obligatoirement renseignés pour envoyer votre demande de création de compte :

· Nom et Prénom : ces champs sont pré-renseignés à partir des informations de votre compte et ne sont pas modifiables.

· Entité de rattachement : ce champ vous permet de renseigner l’entité à laquelle vous souhaitez que votre compte soit rattaché (établissement de santé, ARS, institution nationale, …). La saisie s’effectue en autocomplétion, cela signifie qu’il vous suffit de saisir a minima trois caractères pour qu’un aperçu de la liste des entités correspondantes vous soit proposé. Pour rappel : votre compte ne peut être rattaché qu’à une seule entité, en ce sens une seule entité peut être renseignée dans ce champ.

· Applications : ce champ vous permet de sélectionner les applications auxquelles vous souhaitez accéder. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs applications :

· Courriel : ce champ vous permet d’indiquer votre adresse email. L’adresse email saisie dans votre compte est pré-renseignée par défaut, mais cette information est modifiable. Un double contrôle est effectué sur l’adresse mail saisie :

o Un contrôle sur le format de l’email : effectué automatiquement par l’application

o Un contrôle sur votre saisie : vous devez ressaisir votre adresse mail dans un second champ afin de vérifier que vous n’avez pas fait d’erreur

En complément des champs obligatoires, vous avez la possibilité de renseigner les informations facultatives suivantes dans le formulaire de demande de création de profil :

· Administrateur principal de l’entité : cette case vous permet d’indiquer que vous souhaitez être nommé administrateur de l’entité à laquelle vous demandez le rattachement de votre profil

· Téléphone : le numéro de téléphone saisi dans votre compte est pré-renseigné par défaut, mais cette information est modifiable

· Adresse : l’adresse saisie dans votre compte est pré-renseignée par défaut, mais cette information est modifiable

· Commentaire : vous pouvez décrire dans ce champ les habilitations que vous souhaitez obtenir

Une fois soumise, cette demande est transmise à l’administrateur de l’entité à laquelle vous souhaitez que votre profil soit rattaché. Un email vous informera du traitement de votre demande et, le cas échéant, de la création de votre nouveau profil.

Rappel : votre identifiant et votre mot de passe de connexion sont uniques car rattachés à votre compte utilisateur. Cela signifie qu’ils vous permettent d’accéder à tous les profils associés à votre compte.

Gérer les utilisateurs

Historiquement, les demandes de création de comptes utilisateurs étaient transmises aux administrateurs par email ou par téléphone par les utilisateurs. Les administrateurs devaient alors effectuer la manipulation de création d’un compte de A à Z au sein de l’application Plage, aucune information sur l’utilisateur n’étant pré-renseignée. Dans la nouvelle version de Plage, les demandes de création de compte et d’ouverture de nouveaux profils sont effectuées directement par les utilisateurs via la saisie d’un formulaire au sein de l’application. Les administrateurs sont alors notifiés et ont la possibilité de réceptionner et de traiter facilement ces demandes au sein d’une interface dédiée dans Plage.

Je veux gérer les demandes de création de compte / nouveaux profils

Quelle est la démarche de demande de création de compte ?

Lorsqu’un utilisateur souhaite obtenir un compte, il effectue une demande de création de compte via la saisie d’un formulaire accessible depuis la page d’accueil de l’application Plage. Ce formulaire lui permet de renseigner les informations suivantes :

· Un nom

· Un prénom

· Une entité de rattachement (Etablissement, ARS, …) avec la possibilité de demander à être nommé administrateur principal de cette entité

· Une adresse email

· Une ou plusieurs applications

· Une description des habilitations souhaitées

· Un mot de passe

A partir du moment où l’utilisateur a effectué la démarche de vérification de son adresse email associée au compte qu’il souhaite créer, un email de notification est envoyé à l'administrateur de son entité de rattachement pour lui faire part de cette demande de création de compte.

Quelle est la démarche de demande de nouveau profil ?

Lorsqu’un utilisateur dispose déjà d’un compte utilisateur et qu’il souhaite obtenir un nouveau profil associé à ce compte, il effectue une demande de nouveau profil via la saisie d’un formulaire accessible dans son espace personnel au sein de l’application Plage. Ce formulaire lui permet de renseigner les informations suivantes :

· Une entité de rattachement (Etablissement, ARS, …) avec la possibilité de demander à être nommé administrateur principal de cette entité

· Une adresse email

· Une ou plusieurs applications

· Une description des habilitations souhaitées

Les informations personnelles du profil (nom, prénom, identifiant, mot de passe) sont héritées du compte de l’utilisateur et ne sont pas personnalisables.

A partir du moment où l’utilisateur a effectué la démarche de vérification de son adresse email associée au profil qu’il souhaite créer, un email de notification est envoyé à l'administrateur de son entité de rattachement pour lui faire part de cette demande de création de profil.

Comment traiter les demandes de création de compte / nouveaux profils ?

Lorsque vous êtes administrateur d’une entité, vous disposez des habilitations nécessaires à la gestion des utilisateurs rattachés à cette entité, à savoir :

· Si vous êtes un administrateur de niveau 1 (national) : les demandes de création de profils de l'organisation dont vous êtes l’administrateur ;

· Si vous êtes un administrateur de niveau 2 (ARS, CD etc.) : les demandes de création de profils de la structure administrative dont vous êtes l’administrateur ;

· Si vous êtes un administrateur de niveau 3 (établissement) : les demandes de création de profils de l'établissement dont vous êtes l’administrateur.

Ainsi, pour chaque demande de création de profil qui est en attente de validation, vous disposez d’une interface au sein de Plage (Menu « Profils », onglet « Demandes de profils ») pour consulter le détail de la demande puis en un clic :

· Valider la demande ;

· Refuser la demande ;

· Supprimer la demande.

Quelle que soit l’action que vous effectuez, un email de notification sera immédiatement envoyé à l’utilisateur pour l’informer de votre décision et, dans le cas de la validation d’une demande de création de compte, pour lui fournir son identifiant de connexion.

L’attribution des habilitations sur un profil s’effectue après la validation d’une demande de création de compte / nouveau profil via une autre section de l’application (Menu « Profils », onglet « Gestion des profils et habilitations »), décrite dans le chapitre ci-dessous.

Nota : la section de gestion des demandes de création de profil vous permet également de consulter l’historique des demandes de création de compte / nouveaux profil que vous avez traitées ou refusées.

Je veux gérer les demandes de nouveaux profils d’administrateur principal

Lorsqu’un utilisateur demande un nouveau profil, une case dans le formulaire de création de profil lui permet d’indiquer qu’il souhaite être nommé administrateur principal sur l’entité de rattachement de ce profil. Dans ce cas, le traitement de la demande de création de profil est effectué non pas par l’administrateur de l’entité à laquelle l’utilisateur souhaite être rattaché, comme décrit dans le chapitre précédent, mais par l’administrateur de l’entité gestionnaire de cette entité.

Concrètement :

· Si un utilisateur demande un rôle d’administrateur principal sur un établissement, le traitement de sa demande sera effectué par l’administrateur de la structure administrative gestionnaire de l’établissement en question (ARS, CD etc.) ;

· Si un utilisateur demande un rôle d’administrateur principal sur une structure administrative (ARS, CD etc.), le traitement de sa demande sera effectué par l’administrateur de l’organisation nationale gestionnaire de la structure administrative en question ;

· Si un utilisateur demande un rôle d’administrateur principal sur un groupement, le traitement de sa demande sera effectué par l’administrateur de l’organisation nationale à laquelle le groupement en question est rattaché (en général, l’ATIH).

Dans les trois cas, si vous êtes l’administrateur de cette entité, vous disposez d’une interface dédiée au traitement des demandes de nouveaux profils avec un rôle d’administrateur principal (Menu « Profils », onglet « Demandes de profils AP »).

De façon similaire au traitement d’une demande de création de profil « classique », pour chaque demande en attente de validation vous pouvez consulter le détail de la demande puis en un clic :

· Valider la demande ;

· Refuser la demande ;

· Supprimer la demande.

Quelle que soit l’action que vous effectuez, un email de notification sera immédiatement envoyé à l’utilisateur pour l’informer de votre décision et, le cas échéant, de sa promotion au rôle d’administrateur principal. Dans le cas où l’attribution du profil d’administrateur principal à un utilisateur est effectuée sur une entité pour laquelle un administrateur principal est déjà nommé, alors le rôle d’administrateur principal sera automatiquement supprimé et l’utilisateur en question recevra un email de notification pour l’informer de cette décision.

Exemples :

Processus de création du profil APE d’un établissement géographique :

4. M. ou Mme X demande à être l’APE de cet ET via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

5. Si l’ET est rattaché à un EJ (établissement juridique), les administrateurs de celui-ci reçoivent la demande et la traitent.

6. Si l’ET n’est pas rattaché à un EJ, la demande remonte à la structure administrative (ARS, CD etc.) qui gère cet ET. Les administrateurs concernés reçoivent donc la demande et la traitent en la validant ou pas.

Processus de création du profil APE d’un EJ :

3. M. ou Mme X demande à être l’APE de cet EJ via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

4. La demande remonte à la structure administrative (ARS, CD etc.) qui gère cet ET. Les administrateurs concernés reçoivent donc la demande et la traitent en la validant ou pas.

Processus de création du profil Administrateur principal d’un groupement :

3. M. ou Mme X demande à être l’administrateur de ce groupement via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

4. Les administrateurs de l’organisation nationale à laquelle le groupement est rattaché (en général l’ATIH) reçoivent la demande et la traitent en la validant ou pas.

Processus de création du profil Administrateur principal d’une structure administrative (ARS, CD etc.) :

3. M. ou Mme X demande à être l’administrateur de cette structure administrative (SA) via un formulaire de demande de compte/profil, en cochant bien la case pour indiquer qu’il s’agit d’une demande d’administrateur principal.

4. Les administrateurs de l’organisation nationale à laquelle la SA est rattachée (en général l’ATIH) reçoivent la demande et la traitent en la validant ou pas.

Je veux attribuer des habilitations à un profil

L’attribution d’habilitations à un profil consiste à définir pour un domaine donné les rôles associés à ce profil, éventuellement restreints à certains statuts ou champs. L’attribution d’habilitations à un utilisateur est réservée aux administrateurs du domaine administration de l’entité à laquelle son profil est rattaché.

A noter : s’il n’y a qu’un seul administrateur principal par entité, celui-ci a la possibilité de désigner d’autres administrateurs sur son entité afin de leur déléguer la gestion des habilitations des utilisateurs de l’entité. Il faut pour cela leur donner le rôle Administrateur du domaine Administration (éventuellement restreint à certains champs ou statuts).

Quelle est la démarche de demande d’habilitations ?

Les demandes d’attribution d’habilitations peuvent émerger de trois scénarios :

· L’utilisateur a effectué une demande de création de compte / nouveau profil avec une description des habilitations souhaitées : les administrateurs de l’entité de rattachement de l’utilisateur en question reçoivent un email de notification pour les informer de cette demande de création de compte / nouveau profil (cf. chapitre ci-dessus) ;

· L’utilisateur a effectué une demande d’habilitations sur l’un de ses profils via un champ de saisie libre associé à une liste d’applications concernées. Les administrateurs de l’entité de rattachement de l’utilisateur reçoivent alors un email de notification pour leur faire part de cette demande d’attribution d’habilitations avec le détail des habilitations souhaitées ;

· L’utilisateur contacte directement l’un des administrateurs de l’entité.

Comment traiter les demandes d’attribution / modification des habilitations ?

Si vous êtes administrateur d’une entité, vous disposez d’une interface au sein de l’application Plage qui vous permet de consulter les profils des utilisateurs de votre entité et de gérer leurs habilitations (Menu « Profils », onglet « Gestion des profils et habilitations »).

Contrairement au processus de traitement des demandes de création de compte / nouveaux profils qui s’effectue en un clic, l’attribution d’habilitations à un profil donné se fait en plusieurs étapes :

· La première étape consiste à sélectionner le domaine sur lequel vous souhaitez définir les habilitations ;

· Une fois le domaine sélectionné, vous pouvez définir les rôles que vous souhaitez associer à ce domaine, éventuellement restreints à des statuts et / ou à des champs ;

· Vous pouvez répéter cette opération pour d’autres domaines.

Une fois que vous avez effectué cette action d’attribution des habilitations d’un profil, un email de notification est immédiatement envoyé à l’utilisateur pour l’informer de son nouveau périmètre d’habilitation sur ce domaine.

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