La plateforme est initialisée en affectant une ou plusieurs PUI à chaque établissement inscrit, mais les établissements ont la possibilité de gérer leurs PUI via le menu « PUIs » « Mes PUIs »

Commandes de produits de santé du Stock d’Etat

Déploiement mars 2025

Consultation des demandes en cours et passées

1. L’utilisateur se connecte sur Dispostock

2. L'utilisateur clique sur l’onglet “Stock d’Etat” dans le menu latérale gauche

3. L’utilisateur clique sur le sous onglet “Demande d‘approvisionnement en stock d’état”

4. La page s’ouvre et l’utilisateur y trouve :

a) Les blocs d’informations texte

b) Les boutons d’actions (télécharger Excel/CSV, ajouter une demande, annuler / modifier demande, consultation de l’historique d’une demande...)

c) Le tableau permettant de visualiser les demandes effectuées ou en cours

Création d’une nouvelle demande

Avant de créer une demande, pensez à mettre à jour le stock des UCD de votre PUI afin de récupérer les derniers chiffres dans le formulaire de demande.

Depuis la page de consultation des demandes, sélectionner le bouton « Ajouter Demande ».

Renseigner le formulaire : en fonction de l’UCD sélectionnée, les champs nécessaires à la réalisation de la demande s’affichent.

Seuls les champs PUI, UCD et les informations concernant la livraison sont obligatoires.

Uniquement pour les DM des vaccins covid : Pour une commande uniquement des DM, sélectionner l’UCD, laissez la quantité d’UCD à zéro, et cocher la case « DM ».

L’adresse de livraison est récupérée automatiquement depuis les informations de la PUI, et peut être mis à jour via le module « PUIs / Mes PUI ».

Workflow

Une demande d’approvisionnement peut être réalisée pour une PUI par le pharmacien de la PUI, par l’ARS ou par le niveau national.

Workflow habituel :

1. Création de la demande par la PUI

2. Validation ou validation avec modification par l’ARS

3. Validation ou validation avec modification par le niveau national.

Les demandes validées sont transmises à SpF par le niveau national : cette étape n’est pas visible dans eDispostock.

Tant que la demande n’est pas traitée par l’ARS, la PUI peut la modifier ou l’annuler si besoin.

A partir de la validation ou la modification par l’ARS, elle n’est plus modifiable par la PUI.

Etats des demandes

*Acteur*	*Action*	*Nouvel état*
PUI	Enregistrement du formulaire de demande par PUI	En attente validation ARS
PUI	Modification du formulaire de demande par PUI	En attente validation ARS
PUI	Annulation de la demande par PUI	Annulée par PUI
ARS	Enregistrement du formulaire de demande par ARS	En attente validation Nationale
ARS	Annulation de la demande par ARS	Annulée par ARS
ARS	Refus de la demande par ARS	Refusée ARS
ARS	Validation de la demande par ARS	En attente validation Nationale
ARS	Modification du formulaire PUI puis validation par ARS	Modifiée ARS, en attente validation Nationale
National	Enregistrement du formulaire de demande par Nationale	Validée
National	Annulation de la demande par Nationale	Annulée par Nationale
National	Validation de la demande par Nationale	Validée
National	Refus de la demande par Nationale	Refusée Nationale
National	Modification du formulaire ARS puis validation par Nationale	Validée avec modification
National	Validation de la demande ARS (avec modification ARS) sans réserve National	Validée avec modification

Gestion des demandes en cours et passées

Pour réaliser une action sur une ou plusieurs lignes, sélectionner la ligne de la demande avec un clic. La sélection multiple permet de réaliser la même action sur plusieurs lignes de demande en simultanée.

La zone « rechercher » permet de filtrer sur les spécialités ou les états.

Notion de « Demande Urgente »

La demande urgente permet de prioriser une demande, et implique la mise en œuvre d’un flux logistique exceptionnel et un cout majoré. Merci de ne conserver cette option que de manière exceptionnelle et de la justifier dans les commentaires.

Afin d’assurer la prise en compte de la demande urgente dans les meilleurs délais, un mail d’alerte est envoyé automatiquement à l’ARS concernée ainsi qu’au niveau national.

Une demande urgente en cours s’affiche toujours en haut du tableau de consultation, et en rouge.

Téléchargement des demandes

Les données peuvent être téléchargées. Par défaut, l’ensemble des demandes passées ou en cours sont téléchargés. Il est possible de ne télécharger que les demandes sélectionnées.

Transmission des stocks des médicaments en tension

Les produits faisant l’objet d’un suivi national ou régional sont indiqués sur la page d’accueil. Le référentiel de médicaments de eDispostock est conçu pour être évolutif et pour assurer une remontée de stocks de médicaments en fonction de la situation sanitaire. Lors de l’intégration d’un nouveau produit dans le référentiel, l’information est affichée sur la page d’accueil. En fonction de la situation, la communication auprès des utilisateurs est assurée soit par le niveau national soit par l’ARS. La transmission des stocks est réalisée dans le menu « Remontée de médicaments (hors stock d’état) »

Transmission via fichier médicaments

Télécharger le modèle du fichier Excel vide

Le GF peut télécharger un modèle du fichier Excel à remplir et à télétransmettre. Ce fichier Excel contient les champs suivants :

Champ	Obligatoire
UCD	Oui
Libellé	Oui
Stock	Oui
Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)	Oui

Ce fichier est également téléchargeable ici.

L’ordre des colonnes de ce fichier est le même que les 4 premières colonnes des fichiers issues des requêtes existantes pour MaPUI, pour permettre aux établissements d’utiliser les mêmes requêtes. Les colonnes au-delà des 4 premières colonnes sont ignorées par le système. Vous n’avez donc pas besoin de supprimer les colonnes supplémentaires si votre fichier Excel en contient davantage et ainsi nettoyer votre fichier.

De plus, seuls les codes UCD existant au niveau du référentiel de e-Dispostock sont retenus et toutes les lignes ayant des codes UCD en dehors du référentiel de e-Dispostock sont ignorées. Vous pouvez donc transmettre tout votre stock et seules les lignes pertinentes seront retenues. Mais attention, les codes non existants sont signalés comme tels et une confirmation de votre part est demandée pour accepter la transmission.

Choisir la PUI faisant l'objet de la transmission

Lors de chaque transmission, la liste des PUI associées à l'IPE de l'utilisateur lui est proposée et celui-ci devra sélectionner la PUI à laquelle correspond la transmission.

Transmettre le fichier Excel des données

De plus, seuls les codes UCD existant au niveau du référentiel de e-Dispostock sont retenus et toutes les lignes ayant des codes UCD en dehors du référentiel de e-Dispostock sont ignorées. Vous pouvez donc transmettre tout votre stock et seules les lignes pertinentes seront retenues. Mais attention, les codes non existants sont signalés comme telles et une confirmation de votre part est demandée pour accepter la transmission.

Contrôle du format des données

Le fichier Excel transmis est vérifié par la plateforme et les contrôles suivants sont effectués :

Colonne	Format	Contrainte/référentiel
UCD	Chaîne de caractères	Doit être dans le référentiel des UCD, soit en tant qu'UCD de référence, soit en tant qu'UCDs. (Voir la section suivante) Si l'UCD n'est pas dans le référentiel, on ne tient pas compte de cette ligne. Warning non bloquant au transmetteur. Accepter les UCD 7 et 13 Si UCD vide → ligne rejetée Si UCD en doublon → transmission rejetée
Libellé	Chaîne de caractères	Ne doit pas être vide. Si vide → rejeter la ligne
Stock	Entier ou décimal (sauvegardé en tant qu'Entier)	Doit être >= 0, supprimer la partie décimale (17.8 → 17) Sinon → rejeter la ligne
Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)	Décimal	Doit être vide ou >= 0 Si stock=0 et conso jours < 0 → ligne rejetée Si stock>0 et si conso jours <0 → transmission rejetée

Vérification des UCD transmises par la plateforme

Les UCD transmises doivent être :

· soit un UCD de référence

· soit un des UCD affiliées (appelées UCDs) correspondant à un UCD de référence

Valider la transmission

Avant l'enregistrement définitif du fichier transmis, le résultat de cette transmission (le contenu du fichier) est présenté à l'utilisateur pour lui demander de confirmer son envoi. Chaque ligne est représentée par les champs suivants :

UCD
Libellé
Stock (en nombre d'UCD)
Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)
IPE
Finess géo de la PUI
Libellé PUI
Message d'erreur (le cas échéant)	Alertes en codes couleurs

Affichage des erreurs

· Les lignes avec erreur bloquante en premier (en rouge vif)

· Les avec erreurs non bloquantes en deuxième (en rouge pâle)

· Ensuite les lignes OK

Les données reçues sont complétées par un certain nombre d'autres informations et le format des données sauvegardées est le suivant :

Colonne	Origine (Etab./Plateforme)
UCD transmise	Etab.
Libellé	Etab.
Stock (en nombre d'UCD)	Etab.
Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)	Etab.
Date de la transmission	Plateforme
IPE	Plateforme
Finess géo PUI	Etab.

Transmission des stocks via saisie manuelle

Pour les établissements qui ne peuvent pas transmettre leurs stocks via fichier excel, la saisie manuelle est possible via le menu « Remontée de médicaments (hors stock d’état) » « Etat de Stock ».

Ajouter une nouvelle ligne

L'ajout d'une nouvelle ligne nécessite la saisie des champs suivants :

Champs	Type	Contrôle
Choix de la PUI	Menu déroulant	Choix restreint
Recherche	Liste déroulante + auto-complétion Les éléments de la liste sont l'union des UCD références et les UCDs	Choix restreint
UCD	Code UCD choisi sans le champ Recherche	Non modifiable
Libellé	Texte	Modifiable
Stock	Chiffre	Modifiable
Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)	Chiffre (ou vide)	Modifiable

Si la même combinaison PUI-UCD existe déjà → message d'erreur pour le signaler et ne pas l'accepter

Suppression d'une ligne

Le GF peut supprimer une ligne du tableau l'état de stock. Un message de confirmation lui est affiché avant la suppression effective.

Modification d'une ligne

Le GF de l'établissement peut éditer un certain nombre des données de son stock. Les champs modifiables sont les suivants :

Colonne

Libellé transmis

Stock

Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)

La modification se fait ligne par ligne et la date de la dernière mise à jour est actualisée.

Consultation de l’état du stock des PUI

Par UCD transmis

Le GF de l'établissement peut visualiser le tableau suivant et le télécharger en Excel, CSV et PDF.

Par UCD de référence

Il a également la possibilité de voir le même tableau avec une agrégation par UCD de référence :

Déclaration des stocks des vaccins du stock d’Etat

Le stock des vaccins du stock d’Etat est géré en ligne ou par transmission de fichier Excel avec la possibilité d’ajouter/modifier/supprimer chaque ligne via le menu « Stocks d’Etat » :

A partir de 2025, seuls les stocks des vaccins antivarioliques (M-POX) sont remontés par ce module (les stocks de vaccins grippe et covid sont renseignés dans le module « Autres médicaments).

Ajouter vaccin manuellement

Via le menu « Stocks vaccins MPox » et « Ajouter vaccin »

· Menu déroulant : Choix de la PUI (si la PUI n’est pas renseignée, le raccourci « Ajouter, modifier ou supprimer une PUI » permet de corriger ou de compléter).

· Menu déroulant : Vaccin

Clic « Ajouter une ligne »

Renseigner le nombre d’UCD de no de lot 1

Si plusieurs numéros de lot, rajouter une ligne par no de lot

Modifier ou supprimer une ligne

Sélectionner la ligne à modifier ou à supprimer pour activer ces boutons