b) Les boutons d’actions (télécharger Excel / CSV, ajouter une demande, valider / annuler / modifier demande, consultation de l’historique d’une demande, Importer en masse...)

c) Le tableau permettant de visualiser les demandes effectuées ou en cours pour les PUI de la région concernée.

Création d’une nouvelle demande

Avant de créer une demande, demander la mise à jour du stock des UCD à chaque PUI afin motiver la demande d’approvisionnement.

Depuis la page de consultation des demandes, sélectionner le bouton « Ajouter demande ».

Renseigner le formulaire : en fonction de l’UCD sélectionnée, les champs nécessaires à l’enregistrementde la demande s’affichent.

Seuls les champs PUI, UCD et les informations concernant la livraison sont obligatoires.

Uniquement pour les DM des vaccins covid (livrées par 3000) : Pour une commande uniquement des DM, sélectionner l’UCD, laisser la quantité d’UCD à zéro, et cocher la case « DM ».

L’adresse de livraison est récupérée automatiquement depuis les informations de la PUI connue de e-Dispostock, et peut être mis à jour par le référent de la PUI via le module « PUIs / Mes PUI ».

Validation de la demande

Une demande d’approvisionnement peut être réalisée pour une PUI par le pharmacien de la PUI, par l’ARS territorialement compétente ou par le niveau national.

Workflow habituel :

1. Création de la demande par la PUI

2. Validation ou validation avec modification par l’ARS

3. Validation ou validation avec modification par le niveau national.

Les demandes validées sont transmises à SpF par le niveau national : cette étape n’est pas visible dans eDispostock.

Tant que la demande n’est pas traitée par le niveau national, l’ARS peut la valider, la modifier, la refuser ou l’annuler si besoin.

A partir de la validation ou la modification par l’ARS, elle n’est plus modifiable par la PUI.

A partir de la validation ou la modification par le niveau national, elle n’est plus modifiable par l’ARS.

Etats des demandes

*Acteur*	*Action*	*Nouvel état*
PUI	Enregistrement du formulaire de demande par PUI	En attente validation ARS
PUI	Modification du formulaire de demande par PUI	En attente validation ARS
PUI	Annulation de la demande par PUI	Annulée par PUI
ARS	Enregistrement du formulaire de demande par ARS	En attente validation National
ARS	Annulation de la demande par ARS	Annulée par ARS
ARS	Refus de la demande par ARS	Refusée ARS
ARS	Validation de la demande par ARS	En attente validation National
ARS	Modification du formulaire PUI puis validation par ARS	Modifiée ARS, en attente validation National
National	Enregistrement du formulaire de demande par National	Validée
National	Annulation de la demande par National	Annulée par National
National	Validation de la demande par National	Validée
National	Refus de la demande par National	Refusée National
National	Modification du formulaire ARS puis validation par National	Validée avec modification
National	Validation de la demande ARS (avec modification ARS) sans réserve National	Validée avec modification

Gestion des demandes en cours et passées

Pour réaliser une action sur une ou plusieurs lignes, sélectionner la ligne de la demande avec un clic. La sélection multiple permet de réaliser la même action sur plusieurs lignes de demande en simultanée.

La zone « rechercher » permet de filtrer sur les spécialités ou les états.

Notion de « Demande Urgente »

La demande urgente permet de prioriser une demande, et implique la mise en œuvre d’un flux logistique exceptionnel et un coût majoré. Merci de ne conserver cette option que de manière exceptionnelle et de la justifier dans les commentaires.

Afin d’assurer la prise en compte de la demande urgente dans les meilleurs délais, un mail d’alerte est envoyé automatiquement à l’ARS concernée (par les boites alertes) ainsi qu’au niveau national.

Une demande urgente en cours s’affiche toujours en haut du tableau de consultation, et en rouge.

Export des demandes

Les données relatives aux commandes peuvent être téléchargées. Par défaut, l’ensemble des demandes passées ou en cours sont téléchargées. Il est possible de ne télécharger que les demandes sélectionnées.

Import en masse

Dans certaines situations sanitaires exceptionnelles, des centres de soins qui ne dépendent pas des PUI peuvent intégrer le processus de commande de produits de stock d’état. Dans ces cas, les ARS ont la possibilité de compiler les demandes dans un fichier excel et de faire un import en masse.

1	L’utilisateur se connecte sur Dispostock avec un profil ARS
2	L'utilisateur clique sur l’onglet “Stock d’Etat” dans le menu latérale gauche
3	L’utilisateur clique sur le sous onglet “Demande d‘approvisionnement en stock d’état”
4	La page s’ouvre et l’utilisateur y trouve : Les blocs d’informations Les boutons d’actions (télécharger tableau, ajouter une demande, valider demande, annuler demande etc.) Le tableau permettant de visualiser les demandes effectuées ou en cours
5	L’utilisateur clic sur le bouton « Import en masse »

6 La page « Transmission d’un fichier de demande » s’ouvre et l’utilisateur y trouve :

Les blocs d’informations texte
Une image exemple de format de fichier attendu
Un modèle de fichier .csv vide à télécharger
Une zone « Importer le fichier .csv »

7. L’utilisateur clique sur « Choisir un fichier », parcourt sur PC, sélectionne le fichier et le transmet

8. La page « demande confirmation transmission .csv » s’affiche.

Une série de contrôle est effectuée sur le fichier importé (entête, libellés, valeurs dans les cellules, formats des données etc.) afin de garantir qu’il corresponde au format attendu pour le transformer en formulaire classique.

9. L’utilisateur effectue les modifications nécessaires à son fichier si nécessaire et l’importe de nouveau

10. L’utilisateur clique sur le bouton “Confirmer Transmission” :

· Une modale de confirmation apparait avec le texte “Vous vous apprêtez à commander les UCD suivants :" et sous ce texte, un tableau récapitulatif de toutes les nouvelles commandes prévues par le fichier.

· Information et ordre d’affichage des données du tableau : UCD x en quantité x pour le centre médical x

· Les boutons Oui / Non permettent de confirmer ou d’annuler la demande = l’utilisateur revient alors sur la page de transmission du document

11. Le système traduit alors l’ensemble des lignes présentes dans le fichier en commandes (en les injectant dans les champs d’un formulaire classique)

· Un numéro de commande est généré automatiquement pour chaque ligne au moment de l’enregistrement

· Un commentaire ARS est inséré automatiquement dans le champ “Commentaire ARS” = « Intégration de la commande via fichier Excel »

· Les commandes passent automatiquement au statut “En attente de validation National” (on considère que l’ARS vient de créer cette demande = pas besoin de refaire valider les demandes)

12. Une fois la transmission confirmée, l’utilisateur est renvoyé sur la page « Approvisionnement en produits de stock d’état ».

Les demandes sont visibles sous la forme de nouvelles lignes dans le tableau récapitulatif des demandes d’approvisionnement faites (pour tous les profils : Etablissement, ARS et National)

13. Important : si l’utilisateur décide de modifier une ou plusieurs demandes qui ont été saisies en masse, comme le prévoit le parcours nominal, l’utilisateur clique sur la ligne concernée et « Modifier demande », alors la demande s’ouvre dans un formulaire « pré-rempli » avec les infos de la demande faite sur le fichier Excel

Cas d’utilisation

Le schéma suivant montre les cas d’utilisation (les use-cases du model UML). Le carré orange (voir les statistiques des transmissions) reste à développer et n’est pas inclus dans la version actuelle.

5ac1f5e18d582dbd5faa06ad07ef2322

Etat des stocks de la région

Le régulateur Dispostock peut visualiser le tableau récapitulatif des PUI de sa région et le télécharger en Excel ou en CSV :

Département
IPE
Raison sociale
Date du dernier dépôt	(<=2 jours : vert, 2 à 4 j : orange, >4 jours : rouge)
Libellé PUI
Nombre DCI priorité 1 déclarées 7 derniers jours (lien vers la table en bas)
Nombre DCI priorité 1 déclarées (lien vers la table en bas)
Nombre de références (nombre de lignes enregistrées pour l'établissement)

Des pastilles en couleur permettent de distinguer les PUI en fonction de leurs dates de dernière transmission.

Si la valeur affichée dans les colonnes Nombre DCI … est supérieure à 0, elle se transforme en un lien vers le tableau suivant :

DCI

Total des milligrammes du stock : ∑ (milligramme référence x stock _déclaré) _dci

Total des milligrammes de la consommation : ∑ (milligramme _référencex consommation _déclaré) _dci

Date de la dernière màj des UCDs reliées à la DCI

Détails des stocks de la région

Par UCD transmis

Le Régulateur Dispostock a accès aux détails des stocks de sa région sous forme du tableau suivant :

Code du département
Nom du département
IPE
Raison sociale
Libellé PUI
UCD de référence	Récupérée à la volée de la table de référence
Libellé de l'UCD de référence	Récupérée à la volée de la table de référence
UCD transmis
Libellé de l'UCD transmis
Stock (en nombre d'UCD)
Consommation moyenne journalière (en nombre d'UCD)
Date de la dernière mise à jour
DCI	Récupérée à la volée de la table de référence
Catégorie	Récupérée à la volée de la table de référence
Milligramme actif par dose	Récupérée à la volée de la table de référence
Milligramme en stock	Milligramme actif par dose * stock
Consommation moyenne journalières
Priorisation nationale	Récupérée à la volée de la table de référence

Dans ce tableau chaque ligne correspond à un UCD transmis et une PUI.

Par UCD référence

Dans cette visualisation les lignes sont agrégées par UCD référence

Référentiel des UCD

En cliquant sur le lien Liste UCD référence, le régulateur ARS peut visualiser et télécharger le référentiel des UCD (agrégées par l’UCD de référence ou éclatées en une ligne par UCD affiliée) :